MAKALAH UPKP GOL.III STAFF KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT (UPKP) TINGKAT III RENCANA KERJA PENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS BIDANG TATA USAHA MENUJU PELAYANAN PRIMA MELALUI AKSELERASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI KARYAWAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG TAHUN 2011 DISUSUN OLEH : ROHENDI MUHTAR, S.Pd.I NIP : 197704032005011002 DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT TINGKAT III TAHUN 2011KUA

KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT

(UPKP) TINGKAT III

RENCANA KERJA

PENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS BIDANG TATA USAHA MENUJU PELAYANAN PRIMA MELALUI AKSELERASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI KARYAWAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN CONGGEANG KABUPATEN SUMEDANG TAHUN 2011

DISUSUN OLEH : ROHENDI MUHTAR, S.Pd.I

NIP               : 197704032005011002

DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIAN

KENAIKAN PANGKAT TINGKAT III TAHUN 2011

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dalam KMA 153 Tahun 2009 Tentang Reformasi Birokrasi disebutkan bahwa salah satu Programnya adalah Sumber Daya Manusia bertujuan untuk menciptakan aparatur yang bersih, profesional dan bertanggung jawab melalui penataan pegawai dengan menerapkan sistem manajemen Sumber Daya Manusia yang berbasis kompetensi.

Lebih lanjut dipaparkan bahwa salah satu prinsipnya adalah Pengembangan Sumber Daya Manusia yang berbasis kompetensi.

Selaras dengan semboyan pelayanan prima maka hal tersebut semestinya menjadi gerbang yang menjadi pencerahan bagi Kementerian Agama Yang Bersih Dan Berwibawa. Karena kewibawaan harus didukung oleh profesionalisme yang tinggi. Baik secara akhlak maupun kompetensi.

Namun apabila kita berkaca pada realita yang ada, di tubuh Kementerian Agama masih terdapat elemen-elemen yang kurang optimal menjalankan perannya disebabkan kurangnya etos kerja dan kompetensi yang menjadi generator kinerja sebuah satuan atau unit kerja.

Disadari atau tidak hal ini menjadi karat yang lama-kelamaan akan merobohkan sendi-sendi kemegahan Kementerian Agama kita. Terutama di bagian terkecil atau ujung tombak Kementerian Agama di daerah termasuk yang terjadi di Kantor Urusan Agama Kecamatan.

Sebagai gambaran secara kasar, masih didapati karyawan yang belum mampu menguasai atau bahkan membaca ayat Suci Al-Qur’an secara baik. Atau mungkin kita banyak menemukan pegawai yang masih “Gaptek”  belum dapat mengimbangi perkembangan teknologi, belum dapat menggunakan surat elektronik. Dan masih banyak lagi kelemahan yang lain yang mesti kita instropeksi dan bukannya malah ditutupi atau dihelah.

Padahal sebagai seorang abdi bangsa kita semestinya menyadari bahwa kita harus menjadi pelopor dalam pengembangan pembangunan bangsa ini. Bagaimana kita dapat dijadikan panutan jika kita sendiri masih dalam posisi serba kekurangan, sebagaimana yang difirmankan Allah SWT  QS. 2   44 :

 brâßDù's?r& }¨$¨Y9$# ÎhŽÉ9ø9$$Î/ tböq|¡Ys?ur öNä3|¡àÿRr& öNçFRr&ur tbqè=÷Gs? |=»tGÅ3ø9$# 4 Ÿxsùr& tbqè=É)÷ès? ÇÍÍÈ

44.  Mengapa kamu suruh orang lain (mengerjakan) kebaktian, sedang kamu melupakan diri (kewajiban) mu sendiri, padahal kamu membaca Al Kitab (Taurat)? Maka tidaklah kamu berpikir?

Sudah saatnya kondisi ini kita perbaiki agar tujuan pembangunan dan lebih jauhnya tujuan hidup sebagai seorang manusia mencapai kebahagian dunia dan akhirat dapat terwujud secara ideal. Meski kita harus bekerja keras berupaya belajar dan memperbaiki kekurangan yang ada pada diri kita.

B.      Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja

Dalam KMA 373 Tahun 2002 Pasal 88 disebutkan bahwa tugas dari Seksi Urusan Agama Islam adalah mengadakan pelayanan di bidang kepenghuluan, bimbingan keluarga sakinah, pangan halal, ibadah sosial serta  pengembangan kemitraan umat Islam.

Kantor Urusan Agama Kecamatan merupakan unit kerja yang bernaung dan membantu kegiatan Kementerian Agama Kabupaten/ Kota terutama dalam bidang urusan agama Isam tersebut.

Dalam bidang kepenghuluan Kantor Urusan Agama Kecamatan menyelenggarakan Pelayanan Pencatatan Nikah dan Rujuk, beserta pelaporannya secara berkala dengan program kerja yang terukur dan terarah.

Di bidang keluarga sakinah, Kantor Urusan Agama Kecamatan bersama Badan Pembinaan, Penasehatan, dan Pelestarian Perkawinan menyelenggarakan Pembinaan dan sosialisasi tentang Program Keluarga Sakinah. Baik secara individual ataupun kolektif melalui pembinaan rutin secara terencana dan terkordinasi dengan instansi lain yang setingkat dengan Kantor Urusan Agama Kecamatan.

Di bidang produk pangan halal Kantor Urusan Agama Kecamatan bersama Majelis Ulama Indonesia memfasilitasi penertbitan sertifikar halal sekaligus mengadakan pembinaan mengenai prosedur pangan halal secara syariah ataupun secara regulasi hukum.

Dalam arti hak – hak umat sebagai konsumen dapat terlindungi sekaligus pengembangan usaha produsen pangan dapat dipacu untuk dapat bersaing lebih baik lagi di tingkat daerah maupun tingkat nasional atau bahkan internasional.

Di bidang ibadah sosial Kantor Urusan Agama Kecamatan mengadakan pemutakhiran data secara periodik terhadap sarana agama, kegiatan keagamaan baik secara organisasi maupun kelompok masyarakat untuk menjamin ketenteraman ibadan umat Islam pada khususnya dan umat agama lain pada umumnya.

Di bidang kemitraan umat Islam, Kantor Urusan Agama Kecamatan melakukan kegiatan yang proaktif meraih dan menyatukan berbagai perbedaan yang terdapat pada unsur masyarakat muslim. Terdapatnya keberagaman pemahaman jika tidak dibina dengan baik maka dapat menjadi pemicu adanya perselisihan dan perpecahan di kalangan umat.

C.    Identifikasi Masalah

Dengan mengamati dan menjalani kinerjan di Kantor Ursan Agama Kecamatan Conggeang selama lebih kurang empat tahun, ada beberapa permasalahan yang kongkret yang selaiknya segera mendapatkan penanganan serius. Terutama keberadaan sumber daya manusia yang masih terasa jauh dari optimal. Hal ini diperparah dengan kurangnya sarana pendukung bagi terlaksananya tugas pelayanan prima bagi masyarakat yang diemban Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang yang memiliki wilayah 12 Desa.

Di bidang Administrasi Perkantoran masih diperlukan pembinaan dalam penyusuna rencana kerja, pelaksanaan kegiatan, pelaporan dan pengarsipan. Jika dilihat dari data yang ada dari kelima orang pegawai Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang hanya 2 orang yang mengantongi ijazah Strata 1.

Dalam penguasaan keterampilan komputer hanya 2 orang yang mampu mengoperasikannya itupun masih dalam batas penguasaan pemula (basic skill)

Di bidang pemahaman hukum, masih didapati kesulitan dalam hal mengatasi masalah yang rumit yang diakibatkan karena pemahaman masyarakat yang kurang mendalam terhadap sebuah aturan, sebagai contoh adanya perkawinan di bawah usia 19 tahun bagi calon mempelai pria, kebanyakan mereka memaksa untuk dilaksanakan pernikahannya segera sementara izin dispensasinya belum diperoleh. Hal ini pun diperparah oleh adanya pembengkakan biaya pengajuannya yang dirasakan cukup berat oleh masyarakat.

D.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang penulis paparkan ada beberapa masalah yang menjadi sorotan dalam karya tulis ini, yang penulis fikir perlu mendapatkan penyelesaian tuntas bagi terciptanya kinerja Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang yang berkualitas.

Di antara Masalah-masalah tersebut, masalah yang paling menarik perhatian bagi penulis adalah masalah Sumber Daya Manusia Karyawan, yang menjadi subjek dalam proses pelayanan itu berlangsung. Dari masalah tersebut dapat dirumuskan beberapa masalah yang akan dikaji dalam karya tulis ini.

Menurut Indeks Pembangunan Manusia, setidaknya ada tiga kategori yang menunjukan bahwa sumber daya manusia itu berkualitas dan berkembang, di antaranya :

1.      Pendidikan

2.      Kesehatan

3.      Ekonomi

Dengan demikian dapat dirumuskan beberapa rumusan permasalahan sebagai berikut :

1.      Bagaimanakah Sumber Daya Manusia Karyawan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang ?

2.      Bagaimanakah Akselerasi Pengembangan Sumber Daya Manusia Yang Dilaksanakan Di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang ?

3.      Sejauh Mana Efektifitas Akselerasi Pengembangan Sumber Daya Manusia Di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang Terhadap Pelayanan Prima Pada Masyarakat ?

E.      Pokok Masalah

Dari rumusan-rumusan di atas kiranya ada satu pokok permasalahan yang menjadi akar dari permasalahan yang lain, yaitu upaya dan usaha Pelaksanaan Akselerasi Pengembangan Sumber Daya Manusia (karyawan) di Lingkungan Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang.

Akselerasi tersebut meliputi semua bidang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang sebagai Ujung Tombak Kementerian Agama di wilayah Kecamatan Conggeang. Akselerasi tersebut harus dapat meningkatkan Sumber Daya Manusia Karyawan dalam bidang Pendidikan, Kesehatan dan Ekonomi.

F.      Kerangka Pemikiran

Dari permasalahan di atas ada beberapa variabel yang menjadi acuan dan pengamatan penulis :

1.      Rencana Kerja Pelaksanaan Tugas Bidang Tata Usaha.

Terdapat beberapa indikator yang menjadi konsep sebuah rencana :

a.     Target yang jelas dari sebuah visi dan misi

b.     Alokasi waktu dari setiap kegiatan

c.     Penyusunan Buku / Kertas Kerja

d.     Evaluasi dan Pengkajian ulang

2.      Akselerasi Pengembangan Kompetensi Karyawan pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang.

a.     Adanya pendingkatan kualitas secara berkesinambungan

b.     Adanya upaya baru untuk meningkatkan kinerja.

c.     Adanya keseimbangan antara input dan output sebuah kegiatan, modal baik meteri maupun immateri yang dikeluarkan harus dapat diefektifkan agar tidak terjadi kinerja yang mubadzir.

3.      Pelayanan Prima Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang.

Pelayanan prima merupakan sebuah tuntutan dan keharusan yang dibebankan kepada institusi pemerintahan. Dalam berbagai teori pemerintahan menyatakan bahwa pelayanan merupakan sebuah hal yang penting dalam penentuan tingkat kepuasan publik. Perubahan pola pemerintahan yang terjadi di Indonesia, semenjak terjadinya reformasi 1998, merubah juga pola pemikiran tentang bagaimana pemerintah memberikan pelayanan kepada masyarakat. Perubahan tersebutlah yang kemudian melahirkan istilah ‘pemerintah adalah pelayan bukan dilayani’.
Dalam teori administrasi negara, pemerintahan memiliki dua fungsi yakni pengaturan dan pelayanan. Fungsi pengaturan biasanya dikaitkan dengan fungsi negara sebagai negara hukum (legal state) sedangkan fungsi pelayanan biasanya seringkali dikaitkan dengan peran negara sebagai Negara Kesejahteraan (welfare state) (Siagian, 1992 : 128-129). Istilah lain yang sering digunakan oleh para akhli dalam menjelaskan fungsi pelayanan pemerintahan adalah pengabdian dan pengayoman. Istilah ini merujuk pada kewajiban para aparat pemerintah dalam melindungi masyarakat lemah dan kecil (Thoha, 1991 :176-177).
Dengan menganalogikan pada dunia bisnis, pemerintahan merupakan penjual jasa sedangkan masyarakat merupakan custumer/pembeli. Dalam dunia bisnis, persaingan antar penjual jasa sangatlat ketat. Hal inilah yang kemudian mengakibatkan para penjual jasa harus memberikan service yang memuaskan para pelanggannya, karena jika tidak memberikan pelayanan yang baik maka para pelangganya akan beralih kepada penjual jasa yang lainnya.

Namun kondisi demikian tentunya tidak terjadi pada dunia pemerintahan. Pemerintah sebagai pemegang kekuasaan tertinggi tidak akan memiliki saingan dalam pemberian pelayanan secara formal. Akan tetapi jika aparat pemerintah tidak mampu memberikan palayanan yang baik kepada masyarakat, maka yang terjadi adalah ketidakpuasan masyarakat yang kemudian akan mengakibatkan terjadinya ketidakpercayaan kepada pemerintahan, tentunya pada akhirnya akan menimbulkan ketidakstabilan pada jalannya pemerintahan yang sedang berjalan.
Desa/Kelurahan sebagai institusi resmi pemerintahan terendah di Indonesia tentunya akan memiliki peran besar dalam penentuan keberhasilan pemerintah Kabupaten dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Untuk itu BPMD (Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa) sebagaimana Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) sebagaimana yang timbul akibat ditetapkannya Perda Kab. Karangasem No. 7 tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata kerja Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa, berusaha memberikan dan membatu pemerintah desa/kelurahan untuk menciptakan dan memberikan pelayanan prima kepada masyarakat di wilayahnya masing-masing.

A. KONSEPTUALISASI PELAYANAN

Menurut Syahrir, pelayanan publik adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah maupun swasta yang menghasilkan barang dan jasa, yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan publik (Syahrir dalam Prisma no. 12, 1986: 11). Hampir sama dengan apa yang diungkapkan oleh syahrir juga dinyatakan oleh Miftah Thoha, pelayanan sosial merupakan suatu usaha yang dilakukan seseorang atau kelompok orang atau institusi tertentu untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu (Thoha, 1991: 39). Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara no. 81 tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum, disebutkan pengertian pelayanan umum sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat maupun di daerah dan di lingkungan BUMN/BUMD, dalam bentuk barang/jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan (Moenir, 1992:34).

Pada prinsipnya setiap pelayanan umum ini, senantiasa harus selalu ditingkatkan kinerjanyanya sesuai dengan keinginan klien atau masyarakat pengguna jasa. Akan tetapi kenyataannya untuk mengadakan perbaikan terhadap kinerja pelayanan publik bukanlah sesuatu yang mudah. Banyaknya jenis pelayanan umum di negeri ini dengan macam-macam persoalan dan penyebab yang sangat bervariasi antara satu dengan yang lainnya, sehingga perlu dicari suatu metode yang mampu menjawab persoalan tadi, guna menentukan prioritas pemerintah. (Harry P. Hatry, 1980 : 41).
B. MEWUJUDKAN PELAYANAN PRIMA

Mewujudkan pelayanan prima adalah cita-cita mulia yang harus diwujudkan oleh setiap instansi pemerintahan di Indonesia. Namun tentunya dalam mewujudkannya memerlukan kerja keras yang luar biasa. Dalam tulisan ini mencoba memberikan rangsangan kreatifitas kepada pembacanya, terutama para aparat pemerintahan, dalam mengembangkan ide-ide untuk menciptakan pelayanan prima.

Pada dasarnya pemberian pelayanan prima harus didukung oleh fasilitas, Sumber Daya Manusia, serta proses dan hasil dari jenis pelayanan yang diberikan kepada masyarakat. Pertama, Fasilitas; dalam menciptakan pelayanan prima fasilitas tentunya akan menentukan pelayanan yang diberikan akan berjalan dengan baik atau tidak. Fasilitas yang dimaksud dapat berupa : ruang tunggu dan ruang pelayanan yang memadai, peralatan pendukung yang lengkap, dan suasana tempat pelayanan yang baik.

Kedua, Sumber Daya Manusia, SDM merupakan penentu keberhasilan terlaksana atau tidaknya pelayanan prima yang dijalankan oleh pemerintah, karena walaupun didukung oleh fasilitas yang memadai namun di kantor tempat pelayanan berlangsung SDM-nya tidak mampu ‘mengimbangi’ program yang akan dilalaksanakan maka pelayanan prima tidak akan pernah terwujudkan. Ketiga, proses dan hasil dari jenis pelayanan. Dalam hal ini dimaksudkan bahwa pelayanan prima memiliki syarat agar ada aturan, jangka waktu, dan kejelasan prosedur, serta kualitas dari pelayanan yang diberikan kepada mayarakat.

Ketiga hal tersebut dalam pelaksanaannya harus berjalan secara bersinergi, karena ketiganya merupakan sebuah kesatuan konsep yang saling terkait satu sama lain.

Setelah mampu melaksanakan ketiganya secara bersinergi, sebagaimana dalam teori manajemen sebagaimana yang dikemukakan oleh Terry bahwa organisasi akan berjalan dengan baik jika mampu melaksanakan POAC (Planing Organizing Actuating and Controlling). Dengan demikian dalam pelaksanaan pelayanan prima memerlukan pengukuran keberhasilan sebagai fungsi kontol dalam teori yang dikemukakan oleh Terry. Sebagaimana pendapat Dwiyanto (2002) indikator-indikator pengukuran kinerja pelayanan organisasi publik sebagai berikut : Responsivitas, Responsibilitas, Akuntabilitas, Produktifitas dan Kepuasan pelanggan. Untuk memperjelas penggunaan indikator tersebut, berikut ini dikemukakan satu persatu penjelasan konsep dari masing-masing indikator tersebut.

1.  Produktifitas

Konsep produktivitas tidak hanya mengukur tingkat efisiensi, tetapi juga efektivitas pelayanan. Produktivitas pada umumnya dipahami sebagai rasio antara input dengan output. Konsep produktivitas ini dirasa terlalu sempit dan kemudian General Accounting Office (GAO) mencoba mengembangkan satu ukuran produktivitas yang lebih luas dengan memasukkan seberapa besar pelayanan publik itu memiliki hasil yang diharapkan sebagai salah satu indikator kinerja yang penting.

2.  Kepuasan Pelanggan

Kehadiran organisasi publik adalah suatu alat untuk memenuhi kebutuhan dan melindungi kepentingan publik. Jadi kinerja pelayanan publik dapat dikatakan berhasil apabila ia mampu mewujudkan apa yang menjadi tugas dan fungsi utama dari organisasi yang bersangkutan. Untuk itu maka, organisasi maupun karyawan yang melaksanakan suatu kegiatan harus selalu berorientasi dan berkonsentrasi terhadap apa yang menjadi tugasnya. Termasuk didalamnya untuk mengeksploitasi segala sumber daya yang dimiliki karyawan guna menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi untuk memuaskan pengguna jasa. Apabila pengguna jasa merasa puas, inilah hasil atau profit dari organisasi pelayanan publik.

3. Responsivitas

Responsivitas adalah kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan masyarakat, menyusun agenda dan prioritas pelayanan, dan mengembangkan program-program pelayanan publik sesuai dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Secara singkat responsivitas disini menunjuk pada keselarasan antara program dan kegiatan pelayanan dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Responsivitas dimasukkan sebagai salah satu indikator kinerja karena responsivitas secara langsung menggambarkan kemampuan organisasi publik dalam menjalankan misi dan tujuannya, terutama untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Responsivitas yang rendah ditunjukkan dengan ketidakselarasan antara pelayanan dengan kebutuhan masyarakat. Organisasi yang memiliki responsivitas rendah dengan sendirinya memiliki kinerja yang jelek pula.

4. Responsibilitas
Responsibilitas menjelaskan apakah pelaksanaan kegiatan organisasi publik itu dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi, baik yang eksplisit maupun implisit (Lenvine, 1990). Oleh sebab itu, responsibilitas bisa saja pada suatu ketika berbenturan dengan responsivitas.

5. . Akuntabilitas
Akuntabilitas publik menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Asumsinya adalah para pejabat politik tersebut selalu merepresentasikan kepentingan rakyat. Dalam konteks ini, konsep akuntabilitas publik dapat digunakan untuk melihat seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik itu konsisten dengan kehendak masyarakat banyak. Suatu kegiatan organisasi publik memiliki akuntabilitas yang tinggi kalau kegiatan itu dianggap benar dan sesuai dengan nilai dan norma yang berkembang dalam masyarakat.

Dari tiga variabel karya tulis di atas terdapat pola atau kerangka hubungan yang sinergis di mana variabel “ Pelayanan Prima Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang “ Keberadaannya sangat dipengaruhi oleh dua Variabel sebelumnya dalam arti Pelayanan Prima hanya bisa dilaksanakan jika Kompetensi / Sumber Daya Manusia Karyawannya berkualitas, yang ditandai dengan Kemampuan diri secara Kependidikan Akademik Profesionalitas Dan Work Skill yang tinggi, dan Kompetersi / Sumber Daya Manusia karyawan hanya dapat diperoleh dengan upaya Pengembangan yang cepat dan terarah, melalui perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi serta kontrol yang jelas, sehingga secara sistematika kerangka berpikir dari permasalahan di atas adalah sebagai berikut :

 

G.    Sestematika Penulisan

Untuk mempermudah penulis menyusun langkah-langkah serta menuangkannya ke dalam sebuah karya tulis dan untuk lebih mengarah pada detail tiap bagian yang diamati dan dikaji, maka penulis menggunakan sistematika penulisan karya ilmiah dengann susunan sebagai berikut :

Karya tulis ini terdiri dari 4 Bab,

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

B.      Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Kerja

C.    Identifikasi Masalah

D.    Rumusan Masalah

E.      Pokok Masalah

F.      Keranga Pemikiran

G.   Sistematika Penulisan

BAB II FAKTA DAN MASALAH

A.    Keadaan Sekarang

B.      Keadaan Yang Diinginkan

BAB III PEMBAHASAN

A.    Analisa

B.      Pemecahan Masalah

BAB IV PENUTUP

A.    Kesimpulan

B.      Saran-saran

C.    Implikasi

D.    Daftar Pustaka

BAB II

FAKTA DAN MASALAH

A.    Keadaan Sekarang

Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang memiliki kondisi obyektif yang dapat digambar kan secara umum sebagai berikut :

“Mengenal Lebih Dekat KUA Conggeang”

1.      Visi dan Misi

Sebagai pedoman umum jangka panjang, KUA Conggeang telah menyusun visi dan misi lembaga yang telah dituangkan Rencana Strategik (Renstra) Tahun 2011 – 2012. Pedoman tersebut adalah:

Visi:	Menghidupkan nilai-nilai agama Islam dalam setiap kegiatan di wilayah Kec. Conggeang..
Misi:	Memberikan pelayanan prima dalam administrasi bidang urusan agama Islam Mengembangkan laboratorium dakwah lewat pemantapan toleransi umat beragama Memberdayakan lembaga-lembaga keagamaan yang telah ada

2. Identitas Kantor

a. Tahun berdiri:	04 Desember 1981
b. Luas Lahan:	4690 M2 / Bangunan Kantor 90 M2
c. Status Lahan:	Wakaf dengan Sertifikat Nomor 210 Tanggal 24 Mei 1984 (Pinjaman dari KUA Conggeang)
d. Letak astronomis:	8ْ 44’ 14.8” LS dan 85ْ 10’ 90.33” BT
e. Letak geografis:	Jalan Raya Conggeang Kecamatan Conggeang No. 301 Kabupaten Sumedang Provinsi Jawa Barat. Telp. 0261-           , Kode Pos 45391
f. Batas Letak:	Sebelah Utara : Perumahan Penduduk
	Sebelah Selatan: Mesjid Besar Conggeang
	Sebelah Barat: RA Asyrofuddin
	Sebelah Timur: Jalan Raya Conggeang
g. Wilayah kerja:	1 Kecamatan (12 Desa) dengan luas wilayah mencapai 152,51 km2:
	Kecamatan Conggeang: 17,52 km2
h. Luas Bangunan:	90 M2 dengan perincian
i. Ruangan:	7  ruangan yaitu: Ruang Pimpinan, Ruang Administrasi NR, Ruang Administrasi Maszawaibsos, Ruang Tamu, Ruang/Balai Pernikahan, Ruang Ibadah dan Ruang Toilet

3. Pola Organisasi KUA

Bila mengacu Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 517 Tahun 2001, maka jumlah personil KUA Conggeang masih jauh dari jumlah ideal. Walau dengan keterbatasan sumber daya yang ada, KUA Conggeang tetap mencoba memberikan pelayanan seoptimal mungkin dalam administrasi nikah-rujuk (NR), ketatausahaan (TU), kemasjidan zakat wakaf ibadah sosial (Maszawaibsos), pelayanan hisab rukyat (HR), bimbingan dan pelayanan haji serta pelayanan kerukunan umat beragama. Struktur kepegawaian di KUA Conggeang adalah sebagai berikut:

 

STRUKTUR ORGANISASI KUA KEC. CONGGEANG TAHUN 2011

 

DATA JUMLAH NIKAH DAN RUJUK KUA KEC. CONGGEANG TAHUN 2010

FAKTA DAN KONDISI PELAYANAN PRIMA SERTA KOMPETENSI SUMBER DAYA MANUSIA KARYAWAN KUA KECAMATAN CONGGEANG SEKARANG

Seperti digambar kan di awal tulisan ini bahwa ada beberapa kelemahan yang diakui masih perlu peningkatan di bidang Kualitas Kompetensi Karyawan Kantor. Di  antaranya :

1.      Kompetensi / Sumber Daya Manusia di Bidang pendidikan

Tingkat lulusan : 2 orang berpendidikan Strata 1, 1 orang Diploma III, 2 orang berijazah SLTA/MA.

Di bidang intelektual agama, hampir semua pernah mengikuti kegiatan pendidikan agama di Pondok pesantren. Namun dalam hal tingkat pemahaman hukum agama kami rasa masih perlu peningkatan dan pendalaman lebih jauh agar dapat lebih mengimbangi perkembangan zaman. Termasuk dalam hal pemahaman kandungan al-Qur’an dan Hadits yang masih jauh dari sempurna.

Di bidang administrasi  perkantoran seperti halnya keterampilan pembukuan, penyusunan pelaporan dan pengarsipan masih dirasa banyak kelemahannya sehingga belum dapat dilaksanakan secara mandiri dan terpadu. Penyusunan pelaporan yang masih bergantung pada orang-orang tertentu, pengarsipan yang sering terjadi loss document, pembukuan yang masih sering terjadi kesalahan, baik secara isi maupun format.

Pengoperasian komputer yang masih belum dapat dikuasai oleh seluruh karyawan mengakibatkan penumpukan pekerjaan terutama yang menyangkut pembuatan fast dokumen (seperti pembuatan surat keterangan) atau surat lain yang memerlukan penanganan  lebih cepat.

Kurangnya fasilitas sarana komputer pun menambah sulitnya solusi bagi karyawan yang ingin meningkatkan kemampuannya di bidang yang satu ini. Tak pelak lagi menambah tertinggalnya persaingan sumber daya manusia untuk pelayanan di masyarakat.

Hal ini diperparah dengan terjadi mutasi pegawai dalam frekuansi yang cukup berpengaruh pada kesinambungan kinerja pegawai. Seharusnya mutasi menambah daya dukung bagi pelayanan masyarakat namun pada kenyataannya membuat terbengkalainya sebagian tugas yang ia tinggalkan.

Di bidang lintas sektoral masih dirasa kurang optimal, terbukti jika terdapat kegiatan-kegiatan di lingkup instansi lain, masih kurang dapat memberikan kontribusi yang maksimal karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan kantor, malah kehadiran pegawai KUA tidak lebih hanyalah sebagai petugas pembaca do’a, tak mampu bersaing di bidang lainnya.

2.      Kompetensi di bidang kesehatan

Dikaitkan dengan kegiatan Pelayanan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang, kompetensi bidang kesehatan ini masih perlu ditingkatkan pula.  Banyaknya intensitas pegawai yang mengalami gangguan kesehatan di saat menjalankan tugasnya hal ini menandakan kurang mampunya menjaga kesehatan yang disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dalam hal pemeliharaan sanitasi lingkungan dan higienitas pribadi.

3.      Di dalam kompetensi sumber daya manusia  bidang ekonomi

Sudah menjadi rahasia umum bahwa banyak Pegawai Kementerian Agama yang SK Kepegawaiannya berurbanisasi ke Bank Rakyat Indonesia, hal ini menjadi indikator utama bahwa ada dua hal kemungkinan yang menjadi pusat permasalahan, Pertama bisa jadi memang kebutuhan mereka masih belum dapat dipenuhi dari kucuran gajinya sekarang, standar upah dan penggajian mungkin saja masih jauh dari kelaikan. Kedua, ini hal yang relevan dengan penulisan karya ini adalah, kemampuan pengetahuan ekonomi baik secara financial ataupun secara mental. Banyak di antaranya pegawai yang berpola hidup konsumtif, sikap mental yang masih belum dapat mengendalikan keinginan, kurangnya kemampuan manajerial secara keluarga atau individu, lemahnya perencanaan ekonomi keluarga, dan banyak faktor lain yang menjadikan pegawai mengambil langkah pahit di atas.

Jika disinergikan dengan era globalisasi sekarang sudah saatnya pegawai mampu menjadi pelopor perkembangan ekonomi masyarakat dengan menciptakan sebuah terobosan di bidang ekonomi, agar pola hidup mereka menjadi lebih sehat dan logis. Pembelian barang yang tidak mendukung akan kinerja bagi pelayanan masyarakat semestinya bisa dibatasi.

B.      Keadaan Yang Diinginkan

Di dalam tulisan ini saya ingin mengungkapkan beberapa progran yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas kondisi pada kompetensi dan sumber daya manusia karyawan kantor. Tapi mungkin saja tidak dapat sepenuhnyan dilaksanakan di setiap unit kerja, hal ini lebih tergantung pada pengaruh lokasi dan pengaruh lingkungan yang berada di sekitar unit kerja masing – masing.

1.      Di bidang pendidikan karyawan.

Untuk meningkatkan kemampuan akademik sudah waktunya mengikuti jenjang akademik selanjutnya, baik melalui program beasiswa maupun secara pribadi. Dan untuk meningkatkan kemampuan keterampilan non akademik dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a.            Pelatihan formal melalui balai diklat secara berkala. Sudah waktunya para karyawan Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang mengikuti Pelatihan di Setiap Bidang garapan, bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Kepenghuluan, Pembinaan Keluarga Sakinah, Produk Halal, Peningkatan Manajemen Pelayana di bidang Ibadah sosial, serta garapan yang lain.

b.            Mengadakan program pelatiha swadana dan swadaya dengan mendatangkan tutor atau tenaga ahli di bidang yang diperlukan. Alokasi waktu dan dananya perlu disepakati dan ditanggung oleh seluruh karyawan dengan swadaya. Atau dengan mengikuti kegiatan kursus di luar jam kerja.

c.             Mengadakan knowledge and skill sharing secara terprogram dan berkala, baik di intern unit kerja, dengan memanfaatkan waktu senggang/ istirahat, atau dengan lintas unit kerja lain dengan seringnya mengadakan study banding dan lawatan koordinasi baik secara vertikal maupun horisontal. 

2.                  Seperti halnya bidang pendidikan, akselerasi di bidang kesehatan dilakukan dengan metode fun and healthy. Diharapkan dengan adanya kualitas kesehatan pegawai, maka akan menambah pelayanan prima bagi masyarakat dengan tidak tergaanggu oleh kondisi fisik maupun mental yang lemah. Diharapkan pula setiap karyawan senantiasa siap dalam menghadapi berbagai kondisi lingkungan dan kondisi alam yang kian hari semakin tidak bersahabat. Perubahan cuaca semestinya disiasati dengan baik agar jangan sampai mengakibatkan menurunnya daya tahan tubuh.

3.                  Di bidang ekonomi, diharapkan seluruh karyawan dapat meningkatkan skill dan pengetahuannya di bidang ekonomi baik secara finansial dan managerial, melalui perencanaan dan manajerial ekonomi keluarga, karyawan dapat mengatur neraca pengeluaran keluarga jangan sampai menimbulkan over cost.  Bila perlu setiap bulan diadakan evaluasi dan audit intern antar anggota keluarga. Hal ini akan berdampak pada keterbukaan dan tanggung jawab di setiap nilai belanja yang dikeluarkan.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Analisa

Jika dianalisa permasalahan yang terjadi mengenai kompetensi sumber daya manusia di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang ini, ditinjau dari segi managerial dapat diurai menjadi dua faktor :

1.      Faktor individu karyawan

2.      Faktor kolektifitas tim / lingkungan dan kesatuan unit kerja Kantor Urusan Agama

1.      Individu masing-masing memiliki kekuatan / potensi, kelemahan, peluang , dan tantangan yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan kualitas kompetensinya.

a.     Kekuatan yang dimiliki oleh setiap individu mungkin berbeda, namun secara akumulatif para pegawai di lingkungan unit Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang memiliki masa kerja yang cukup lama, sehingga sudah dapat dipastikan mereka memiliki kemampuan pengalaman kerja yang cukup diandalkan. Jam terbang dalam bekerja inilah semestinya dapat dijadikan cermin bagi konsolidasi setiap indivdu dalam mengembangkan kesatuan kompetensi pendidikan, kesehatan, dan ekonomi.

b.     Kelemahan, rata-rata yang berusia di atas 40 tahun, mereka kebanyakan tertinggal dalam perkembangan Ilmu dan Teknologi, sehingga sedikit banya dapat menghambat proses percepatan pengembangan kompetensi. Namun tidak demikian seharusnya, justru hal ini lebih jadi motivasi untuk dapat membuktikan bahwa pendidikan adalah sepanjang masa, long live education. Tidak mengenal usia maupun kondisi fisik.

c.     Peluang yang dimiliki cukup terbuka, dengan adanya urbanisasi penduduk dari daerah genangan sekitar Jatigede hampir mencapai jumlah Penduduk untuk satu desa ini menjadi peluang pengembangan potensi daerah dalam peningkatan Jumlah Pencatatan  Nikah dan Rujuk.

d.     Tantangan yang timbul berupa semakin banyaknya jumlah penduduk tadi menuntut keseriusan kinerja aparatur pemerintah untuk dapat melayani dengan baik di tengah serba keterbatasan anggaran.

2.      Faktor kolektifitas tim di dalam unit kerja

a.     Kekuatan yang dimiliki berupa kebersamaan dari segi waktu yang di atas 10 tahun, mengakibatkan telah terbentuknya chemistry kerja antar karyawan sehingga mempermudah komunikasi di dalam pelaksanaan pekerjaan, setiap konflik yang timbul dimungkinkan dapat diselesaikan secara kekeluargaan dan lebih mudah untuk saling memahami.

b.     Kelemahan karena dimekarkan menjadi dua kecamatan, wilayah Kerja Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang menjadi sedikit berubah, meski tetap menjadi KUA induk namun ini berpengaruh pada adanya ekses yang ditimbulkan dari permasalahan yang terjadi di masa sebelum dimekarkan.

c.     Peluang secara kelompok, unit kerja ini berlokasi di tempat yang strategis dilalui oleh jalan kabupaten, transportasi umum sehingga memudahkan dalam melayani masyarakat yang akan datang ke Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang.

d.     Tantangan yang timbul bagi kesatuan unit kerja adalah berupa image di masyarakat bahwa aparatur pemerintahan termasuk Kementerian Agama sedang mengalamai degradasi seiring terungkapnya kasus - kasus kriminal ataupun penyelewengan anggaran.

B.      Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah masalah yang timbul berkenaan dengan Rencana Kerja Dalam Pelaksanaan Tugas Bagian Tata Usaha Dalam Meningkatkan Pelayanan Prima Melalui Akselerasi Pengembangan Kompetensi Karyawan Di Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang dapat dilakukan langkah sebagai berikut :

1.      Menyusun Program Jangka Pendek (Program Tahunan) terutama di bidang peningkatan sumber daya manusia, minimal target berupa frekuensi minimal 80 % dalam tiap tahun.

Ini dijabarkan dengan pelaksanaan pelatihn baik secara formal ataupun non formal minimal 2 bulan satu kali. Dilaksanakan tiap minggu kedua untuk program pelatihan swadaya. Dilaksanakan di lingkungan KUA Kecamatan Conggeang dengan menghadirkan pengajar ahli yang berada di wilayah Kecamatan Conggeang.

2.      Menyusun Program Jangka Panjang berupa

a.     Pembangunan Ruang Atau Gedung Pelatihan Keterampilan Adminstrasi Perkantoran.

b.     Penataan Ruang dan Tempat  Pelayanan.

c.     Penyediaan pusat layanan manual ataupun online.

d.     Koordinasi  dengan instansi atau lembaga lain untuk mengadakan sosialisasi kebijakan dan aturan yang berhubungan dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang, di antaranya melalui media massa cetak atau elektronik, minggon kecamatan dan desa, safari Jum’at, seta kegiatan lain dalam momen hari besar Islam.

e.     Mengadakan event akbar berupa seminar untuk menggali informasi untuk peningkatan kualitas pelayanan Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang.

BAB IV

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Pelayanan prima merupakan tujuan dari sebuah lembaga publik apalagi menyangkut pada pelayanan ibadah yang nota bene berhubungan dengan prinsip hidup tertinggi bagi setiap manusia, keberadaannya menjadi fokur perhatian masyarakat, positif atau negatifnya akan cepat terindikasi dari setiap respon yang timbul.

Upaya menuju pelayanan prima tersebut harus didukung oleh kemampuan, kompetensi dan sumber daya manusia yang optimal, yang senantia dinamis dan kokoh menjadi pilar di masyarakat menjadi panutan sekaligus trend centre di dalam roda pembangunan. Pelaksanaan upaya ini haru terus dipercepat dan disinergikan agar tidak tertinggal atau bahkan tergilas oleh perkembangan global, yang menuntut persaingan ketat di setiap elemen kehidupan.

Akselerasi atau percepatan pengembangan sumberdaya manusia adalah suatu keniscayaan yang tak bisa dipungkiri untuk menuju pembangunan ideal, sumber daya manusia merupakan mata ranrai bagi lahirnya budaya luhur dan kehidupan berkualitas. Akselerasi tersebut bukan hanya sekedar wacana melainkan suatu aksi kongkret dari sebuah prigram, yang diimplementasikan pada setiap langkah dan aktifitas kehidupan setiap karyawan. Akselerasi tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.                            Penyusunan  program jangka pendek : program bulanan, triwulan, semester dan tahunan.

2.                            Penyusunan program jangka penjang dan menengah berupa program lima tahunan atau lebih.

Program tersebut disusun dan dibukukan bersama job description dan buku kerja tiap pegawai.

Apapun yang kita programkan sudah seharusnya mengorbankan setiap waktu dan potensi yang ada demi hasil yang lebih baik di masa datang, tinggalkan kebiasaan buruk menyimpan kotoran dan sampah di hari ini, Kementerian Agama harus menjadi mitra terdepan bagi masyarakat untuk mencapai deraja taqwa di hadapan Allah SWT.

Makalah ini merupakan sebuah upaya untuk memberikan sebuah gambaran sekaligus semoga mampu menjadi inspirasi bagi pelaku pelayanan kepada masyarakat. Hal ini sangat penting karena bagaimanapun kualitas pelayanan prima harus terus ditingkatkan. Peningkatan terhadap pelayanan kepada masyarakat secara tidak langsung akan mampu meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Sehingga pembangunan yang berkesinambungan dan bermanfaat bagi masyarakat akan tercapai.

B.      Saran-saran

1.      Untuk lingkup intern Kantor Urusan Agama Kecamatan Conggeang, semoga dengan adanya karya tulis ini dapat dijadikan bahan instropeksi bahwa setiap kemajuan yang ingin dicapai memerlukan komitmen yang kuat di dalam melaksanakan program demi perubahan yang lebih baik pula.

2.      Bagi pihak umum terutama Keluarga besar Kementerian Agama semoga program akselerasi ini dapat direalisasikan segera dengan niat yang ikhlas untuk mengharapkan keridlaan Yang Maha Kuasa. Mari menuju bersama menciptakan Aparatur Kementerian Agama yang Bersih dan Berwibawa.

C.    Implikasi

Setiap tujuan dalam menciptakan pelayanan tentunya bermuara pada konsekuensi pengorbanan, bahwa kita sebagai pelayan di masyarakat berfungsi sebagai fasilitas yang semestinya keberadaa kita menambah kenyamanan dalam setiap kehidupannya , bukan malah menjadi beban rakyat dengan ditimbulkannya pembengkakan anggaran belanja pegawai jauh melebihi anggaran publik. Jadilah aparatur yang merakyat jangan jadi aparatur yang menindas rakyat, analoginya empatikan diri kita sebagai komponen rakyat itu sendiri, tentunya kita pun menginginkan hal yang sama seperti yang diharapkan oleh seorang rakyat.

D.     DAFTAR PUSTAKA

Al-Qur’an dan Terjemahannya , Departemen Agama RI

Undang-undang No. 1 Tahun 1974

KMA Nomor 153 Tahun 2009

KMA Nomor  373 Tahun 2002

Pola Kebijakan Pemerintah di Bidang Agama Dalam Paembangunan Nasional Proyek  Perencanaan Perundang-undangan Keagamaan 1979/1980

Pedoman Pegawai Pencatat Nikah, BKM Pusat Jakarta 1992/1993

Pedoman PPN Depag Kanwil Depag Jawa Barat